Wer keine Veränderung kann, der hat es schwer, heute ganz besonders. Denn mehr und mehr zählen Anpassungsfähigkeit und Tempo, immer weniger die Größe. Die Entscheider in den Unternehmen wissen das. Nicht umsonst ist Change Management seit über 50 Jahren eine definierte Disziplin mit über 83.000 Bücher zum Thema. Und dennoch: Rund 70% der Change Prozesse scheitern oder bringen nicht die gewünschten Ergebnisse. Hier finden Sie eine Übersicht zu 7 grundsätzlichen Methoden, mit denen Sie Ihren Veränderungserfolg gezielt verbessern können.
Die neue Art der Veränderung
Der Wandel von der Industrie- zur Wissensgesellschaft läuft schon lange, jetzt noch potenziert durch den digitalen Wandel. Die Arbeit verändert sich. Ganze Berufsgruppen verschwinden, neue tauchen auf. Es gilt, allzeit erreichbar zu sein, mit neuen Technologien, Arbeitsprozessen, Hierarchien umzugehen, sich zu vernetzen und mit vielen Menschen zusammenzuarbeiten, oft nur für begrenzte Zeit. Diese Veränderungen gehen weit über die Unternehmen hinaus. Sie haben eine neue Qualität, gehen schneller und sind fundamentaler.
„Die Digitalisierung ist so tief greifend, dass sie sogar verändert, wie Veränderung verläuft. Früher gab es einen Zustand, dann kam eine Veränderung, dann ein neuer Zustand. Jetzt ist Veränderung der Zustand. Die digitale Transformation ist zu einem permanenten Vorgang geworden, der die gesamte technische Zivilisation des Planeten erfasst hat.“ Peter Glaser, aus „Digitales Leben“ vom 25. Oktober 2018 Stuttgarter Nachrichten
Dennoch ist Veränderungsbereitschaft auch heute noch lange nicht selbstverständlich. Häufig wird mit Change Management gar erst begonnen, wenn das Unternehmen schon in der Krise ist, weil zuvor so lange am Status Quo, am Bewährten, festgehalten wurde.
Unternehmen tun sich schwer mit Change Management
Diese neue Art der Veränderung trifft auf etablierte Unternehmen, die sich schon mit dem „normalem“ Change Management schwertun. Schon seit vielen Jahren scheitern rund 70% aller Change-Projekte.
Laut einer aktuellen Untersuchung ist es sogar noch schlimmer. So haben nur 23% der Unternehmen in Deutschland ihre Change-Projekte erfolgreich abgeschlossen. Eine winzige Zahl von 4% der Unternehmen sieht sich selbst als fit für Veränderungen an (Daten aus der Change-Fitness-Studie 2018/2918 von Mutaree). Das ist fatal, da Change ein Dauerzustand geworden ist. Das stellt Unternehmen vor die enorme Herausforderung. Denn sie müssen gleichzeitig effiziente Prozesse betreiben und die Organisation wie auch Arbeitsweisen verändern.
Change Management erfolgreich angehen
Daher fragen viele Entscheider in den Unternehmen sich nach wie vor, wie sie Veränderungen erfolgreich umsetzen können, erst recht unter den aktuellen Bedingungen. Dafür ist es wichtig zu wissen, welche grundsätzlichen Methoden dafür überhaupt zur Verfügung stehen, wie diese optimal auszuwählen sind und was bei der Umsetzung zu beachten ist.
Das hier ist ein Überblick über 7 grundsätzliche Methoden für das Change Management, was diese Methoden charakterisiert und in welchen Situationen sie sich optimal anwenden lassen. Denn schon die richtige Auswahl der Change Management Methode ist ein wichtiger Erfolgsfaktor.
Unter jeder dieser grundsätzlichen Change Management Methoden liegen eine Vielzahl von Werkzeugen, eine Fülle von Wissen und verschiedene Ansätze, um Menschen zu bewegen. Das umfasst Basiswissen über die Veränderung und die Klaviatur der Möglichkeiten, mit denen Veränderung sich umsetzen lässt. Dieses Wissen ist für jede erfolgreiche Veränderung erforderlich, jedoch je nach Methode in unterschiedlicher Ausprägung.
Weiter ist jede Veränderung ein Prozess, der in klaren und vorhersehbaren Schritten abläuft. Dieser Prozess bedarf einer klaren Steuerung durch ein Team von Entscheidern, die gemeinsam das Neue im Unternehmen umsetzen.
Hier liegt der Schwerpunkt auf den 7 grundsätzlichen Change Management Methoden.
Die passende Change Management Methode auswählen
Die Auswahl der passenden Change Management Methode richtet sich nach der Situation und den Zielen des Unternehmens. So ist in Notsituationen keine langwierige Befähigung möglich. Diese muss vorher bereits erfolgt sein. Ebenso müssen die Handlungsrichtlinien klar sein, um schnell und richtig zu agieren.
Naturgemäß sieht das bei längerfristig angelegten Veränderungen anders aus; hier sind die Einbindung und Befähigung möglich. Grundsätzlich ist der Aufbau von Veränderungskompetenz für jedes Unternehmen erfolgskritisch. Denn diese Kompetenzen schaffen Wettbewerbsvorteile und lassen sich in jeder Situation abrufen.
Neben Situation und Zielen gibt es gibt zwei weitere Kriterien, die für die die passende Auswahl der Change Management Methode entscheidend sind:
- „Wie nachhaltig soll das Ergebnis der Veränderung sein?“
- „Wie intensiv sollen die Mitarbeiter eingebunden sein?“
Diese beiden Kriterien gehen davon aus, dass Unternehmen auf erreichte Veränderungen und Verbesserungen langfristig aufbauen wollen, weiter, dass Veränderung gemeinsam mit den Menschen umgesetzt werden sollen.
Sieben Methoden für das Change Management
Die folgende Übersicht startet mit den Change Management Methoden, die wenig nachhaltig und bei denen die Mitarbeiter wenig eingebunden sind. Dann folgen die Methoden, die zunehmend auf die Einbindung der Mitarbeiter setzen und deren Ergebnisse damit nachhaltiger sind.
1. Die Anordnung
Veränderungen wird von oben nach unten über die Hierarchie angeordnet, die Mitarbeiter führen sie aus. Das ist zwar tradiert. Doch bei Krisen und hoher Unsicherheit ist dieses Vorgehen nicht nur geeignet, sondern sogar erforderlich. Denn dann ist keine Zeit für lange Diskussionen. Auch bei unerfahrenen Mitarbeitern ist dieses Vorgehen zeitweise angebracht. Unternehmen können so kurzfristig bessere Ergebnisse realisieren. Jedoch ist dieses Vorgehen an wenige Personen mit hoher Kompetenz und Erfahrung gebunden und somit wenig nachhaltig. Sie haben dabei auch das Risiko, dass Mitarbeiter sich verweigern.
Fallbeispiel: Anordnungen, Appelle, Drohungen
Eine Vertriebsorganisation, Tochter eines amerikanischen Konzerns, verfehlte schon über Jahre hinweg die angestrebten Wachstumsraten. Das Topmanagement machte immer wieder klar, was zu tun war: mit Aggressivität in den Markt gehen, die Taktung der Kundengespräche erhöhen, Zusatzleistungen für bessere Margen verkaufen. Doch dies allein bewirkte nicht das gewünschte Wachstum. Die Anordnungen und Appelle wurden daher alsbald zu Drohungen. Führungskräfte wurden ausgetauscht, eine Restrukturierung folgte. Danach verbesserte sich der Gewinn kurzfristig. Doch von den angestrebten Wachstumsraten ist das Unternehmen noch immer weit entfernt.
2. Das Projektmanagement
Projekte und Programme sind ein häufig genutzter Weg für das Change Management, für die Umsetzung von Veränderungen. Dabei kommen etablierte und erprobte Methoden zum Einsatz, für die zahlreiche Mitarbeiter gezielt geschult sind. In einem stabilen Umfeld können Unternehmen damit gut neue Arbeitsweisen, Strukturen oder Prozesse umsetzen. Eine hilfreiche Grundlage ist dann gegeben, wenn die Mitarbeiter der Sachlogik der Veränderung zustimmen. Unternehmen können systematisch Ihre Ergebnisse realisieren, besonders dann, wenn ein guter Projektleiter eingesetzt ist. Das Vorgehen ist jedoch eher mechanistisch und blendet Erfolgsfaktoren aus, die jenseits der Sachebene liegen. Zudem sind die hier erzielten Ergebnisse oft wenig nachhaltig.
3. Ad-hoc-Maßnahmen
Ad-hoc-Maßnahmen gibt es im betrieblichen Alltag durchaus häufig, um Veränderungen umzusetzen. Diese entstehen aus der Situation, in der Diskussion und entlang individueller Vorlieben, etwa Motivationsveranstaltungen mit bekannten Sprechern, Best Practice oder Workshops zu Werten und Kultur. Mit diesem Vorgehen können Unternehmen gezielt Veränderung auslösen und kurzfristig zu besseren Ergebnissen gelangen. Der Erfolg ist so weder planbar noch nachhaltig, denn eine klare Linie fehlt.
4. Trainings ohne Anbindung an Ziele
Für das Change Management greifen Unternehmen gerne zu Trainings, besonders in Soft-Skills wie Kommunikation. Das erfolgt jedoch häufig ohne Anbindung an messbare Ziele. Damit bleibt die Wirkung offen. Unternehmen können so Kompetenzlücken bei den Mitarbeitern füllen, vorausgesetzt, dass sie diese gut kennen. Bei der Anbindung der Trainings an konkrete Ziele können Unternehmen gute Ergebnisse erzielen. Doch ohne eine solche Anbindung bleiben Soft- Skill-Trainings oft wirkungslos – der Aufwand verpufft.
5. Klassisches Change-Management
Im üblichen Sinne wird das Umsetzungsprojekt durch ein Teilprojekt oder einen Handlungsstrang „Change Management“ ergänzt. Darin werden all die Themen gebündelt, die sich außerhalb der Sachebene bewegen. Das ist als Unterstützung für das Projektmanagement hilfreich, denn Unternehmen können so Engpässe der Umsetzung ausräumen oder ganz vermeiden. Auch bauen Unternehmen so die Kompetenzen der Beteiligten aus. Das kann jedoch ein Einmal-Effekt bleiben. Weiter hängt der Erfolg stark vom Einsatz der passenden Change-Werkzeuge ab.
6. Change Agents
Und nun kommen wir zu einer Methode, die für dauerhafte Veränderungen mit der intensiven Einbindung der Mitarbeiter geeignet ist Mit Change Agents bauen Unternehmen interne Multiplikatoren für die Veränderung auf. Dies eignet sich besonders für definierte Aufgaben und Projekte, etwa die IT-Implementierung. Unternehmen können so in kurzer Zeit Veränderungen umsetzen und neues Wissen breit bekannt machen und verankern. Die Akzeptanz bei den Mitarbeitern ist in der Regel hoch. Die größten Risiken sind hier die falsche Auswahl der Change Agents und die mangelnde Unterstützung der Change Agents für ihre Tätigkeit, etwa durch ein Projektbüro.
Erfolgreiche IT-Implementierung
Ein Unternehmen in der Immobilienbranche wollte schon seit Jahren ein neues IT-System für die Gebäudeverwaltung einführen, doch bislang ohne Erfolg. Nun wurde das alte System nicht mehr vom Anbieter unterstützt, die Einführung der neuen IT musste gelingen.
Im Unternehmen wurden 80 Change Agents ausgewählt. Diese sollten die Kollegen für die Nutzung des neuen IT-Systems schulen. Die Change Agents definierten zunächst in zwei gemeinsamen Workshops die eigene Rolle. Sie erhielten als erste die Ausbildung im neuen IT-System. Von der Tagesarbeit wurden sie zum Teil freigestellt. Ein zentrales Projektbüro koordinierte und unterstützte die Change Agents. Parallel zur Einführung der neuen IT erhielten die Change Agents gezielte Trainings in Veränderungskompetenz, etwa Umgang mit Widerstand und Stress.
Die Einführung des neuen IT-Systems war zwar arbeitsintensiv für alle Beteiligten, gelang jedoch in der vorgesehenen Zeit und reibungslos.
7. Enabling Implementation™
Diese Methode wurde bei Carpe Viam entwickelt und vielfach mit großem Erfolg umgesetzt. Mit der Enabling Implementation™ befähigen Unternehmen ihre Führungskräfte gezielt für das Change Management. Über die etablierten Berichts- und Führungslinien wird die Veränderung systematisch in das Unternehmen kaskadiert. Das Vorgehen orientieren sich an definierten Sachzielen, mit denen das Unternehmen den Erfolg misst. Dadurch ist jederzeit transparent, wo die Umsetzung steht. Durch die eingebauten Feedbackschleifen werden genau die Inhalte und Kompetenzen vermitteln, die es für die Umsetzung der Veränderung braucht. Auf diese Weise wird das ganze Unternehmen mobilisiert. Die Produktivität steigt, da Ressourcen besser eingesetzt werden.
Die Enabling Implementation™ eignet sich für alle Arten von Veränderung, auch für die Digitalisierung. Darüber hinaus ist diese Methode eine gute Prävention vor Krisen. Das Risiko ist: Im Unternehmen entsteht Transparenz darüber, was wo funktioniert – und was nicht.
Change Management startet bei der Führung
Führungskräfte sind in der Veränderung, beim Change Management, besonders gefordert. Alle Augen richten sich hierhin. Doch die Führungskräfte müssen deshalb nicht im Kreis sitzen und sich an den Händen halten, sie müssen auch kein Studium der Psychologie absolvieren. Im Gegenteil.
Was erforderlich ist, ist ein sachliches Verständnis der möglichen Methoden für das Change Management und welche für die jeweilige Situation des Unternehmens passend ist. Weiter sollten die Konsequenzen der Wahl der Mittel einkalkuliert sein.
Wenn es um Kompetenzen für Veränderung geht, so sind auch hier die Führungskräfte zuerst gefragt. Denn sie sollten die Dynamiken kennen, die mit dem Change Management verbunden sind. Dann ist es leichter, eine gute Planung der erforderlichen Zeiten und Ressourcen für die Umsetzung von Veränderungen vorzunehmen. Kommt dann noch eine Prise Humor dazu, etwa über die ureigenen menschlichen Emotionen, geht das Change Management leichter, egal welche Methode zum Einsatz kommt.
