Als Frau Schmidt*, Global Head of Human Resources (HR) eines Technologieunternehmens mit knapp 10.000 Mitarbeitern, mich anrief, klang sie erschöpft und müde. Sie berichtete von der letzten Restrukturierung, durch die HR komplett neu aufgestellt und zum Teil outgesourct wurde. Die Mitarbeiter fanden sich in der neuen Struktur nicht zurecht und verloren an Orientierung wie auch an Motivation. Das Unternehmen musste gerade eine Gewinnwarnung bekanntgeben. So standen die Kosten weiter unter Druck. Sie fragte mich, ob ich sie für die Neuausrichtung unterstützen könne.
Definition. Corporate Services umfassen Personal / Human Resources (HR), IT, Finance, Recht, Einkauf und Facility Management und sind essentiell für jedes Unternehmen. Zugleich kosten diese Services Geld und stehen oft auf dem Prüfstand, wenn es um Einsparungen geht.
Position der Corporate Services
Corporate Services geht es oft ähnlich wie im Fall von Frau Schmidt. Grund ist die Position dieser Unternehmensbereiche: Im Business wird das Geld verdient, Corporate Services müssen zuarbeiten, haben aber nicht viel zu sagen. Dies sind typische Bewertungen:
- Kostenfaktor
- Weit weg vom Business
- Unklarer Wertbeitrag
- Administrativer Fokus
- Das können externe Spezialisten besser (Outsourcing / Offshoring).
Entsprechend erleben viele Corporate Services eine Restrukturierung nach der anderen. Das bleibt nicht ohne Folgen.
Erosion von Stärken und Chancen
Die Teams von Frau Schmidt hatten bereits viel an Kompetenz und Durchsetzungskraft verloren. Die neu geschaffenen Central Services waren weit weg von den dezentralen operativen HR Einheiten in den Business Units. Letztere fühlten sich alleine gelassen. Zudem funktionierte das Outsourcing nicht so, wie es geplant war. Frau Schmidt sorgte dafür, dass einige talentierte junge Leute eingestellt wurden. Das führte aber nicht zu den gewünschten Verbesserungen. Viele der Neuen brachten ein Berater-Mindset mit, jedoch kein echtes Verständnis für das Unternehmen. Es blieb eine Distanz zum Business. Zum Zeitpunkt unseres Telefonats sah Frau Schmidt Corporate Services so geschwächt, dass kaum eine Veränderung möglich erschien.
Schnelle Verbesserungen
An dem Punkt starteten wir die Neuausrichtung gemeinsam mit dem Führungsteam und ausgewählten Mitarbeitern von Frau Schmidt. Zunächst bestimmten wir die Ausgangslage und Chancen für schnelle Verbesserungen. Hilfreich war die Analyse der Kernprozesse. So konnten alle auf einen Blick sehen, wo es Probleme und Lücken gab. Eine erste Maßnahme, die direkt umgesetzt wurde, war die systematische Kommunikation zwischen den Central Services und den operativen HR Einheiten. Weiter wurden die Service Level Agreements und die Steuerung des Outsourcing-Partners einer Analyse unterzogen, um die Ursachen für Qualitätsprobleme zu finden und auszuräumen. Dies war allerdings ein längerer Prozess.
Entwicklung der Strategie
Danach entwickelten wir in einer Serie von Workshops eine Strategie für die HR Funktion. Dafür nutzten wir eine einfache Form der Balanced Scorecard. Es wurde schnell deutlich, dass viel Basisarbeit zu tun war. Die Prozesse und Rollen innerhalb von HR waren zu klären und umzusetzen. Das konnte aus eigener Kraft erfolgen. Weiter war Transparenz erforderlich, denn das Unternehmen hatte in der Historie verschiedene Fusionen durchlaufen. Die Personaldaten mussten konsolidiert und die Auswertungen automatisiert werden. Dafür lief bereits ein umfassendes IT-Projekt. Aufbauend formulierten wir zwei Ausbaustufen: Business Empowerment und Innovation. Business Empowerment umfasste insbesondere maßgeschneiderte Services für die Business Units und Strategic Work Force Planning. Innovation hatte den Anspruch, die Business Units vorausschauend für Wettbewerbsvorteile zu unterstützen und darüber hinaus die Identität des Unternehmens als zentralen Wert zu stärken.
Umsetzung der Strategie
Durch die Workshops, die ersten Verbesserungen und den nun klarer werdenden Weg in die Zukunft stieg die Motivation der Mitarbeiter. Zwischen den Workshops arbeiteten die Teams an Details und setzten Maßnahmen um. Die operativen HR Einheiten wurden früh in den Prozess der Strategieentwicklung einbezogen. Die Kommunikation innerhalb von HR wurde optimiert, danach auch die Kommunikation mit den Business Units. So gelang es, Schritt für Schritt die neue Struktur mit Leben zu füllen und Klarheit zu etablieren. Frau Schmidt war begeistert über den Turn-around, den sie mit den Mitarbeitern gestalten konnte.
Die Transformation der Corporate Services
Heute befinden sich alle Bereiche der Corporate Services inmitten einer fundamentalen Transformation. Wichtige Trends kommen oft dort zuerst an. Der Mangel an Fachkräften erfordert ein HR, das mit Zahlen und mit Menschen umgehen kann, Stichwort Strategic Work Force Planning. Digitalisierung und Automatisierung erfordern eine starke IT, die sich nicht nur als Operations versteht, sondern als strategischer Partner. Die Steuerung in volatilen Zeiten erfordert verlässliche und relevante Kennzahlen, um schnelle Kursanpassungen möglich zu machen. Und das ist nur ein Ausschnitt aus den neuen Anforderungen.
Business Empowerment
Corporate Services liefern nicht nur die Erfolgsgrundlage für das Business, sie ermöglichen darüber hinaus das Erschließen von neuen Geschäftsfeldern und Strukturen. Hier einige Beispiele: Automatisierung von Onboarding, Lernen und Weiterentwicklung; direkte Kommunikation mit Kunden wie auch intern mit Hilfe von SMS und Mails; disruptive Innovation durch Digitalisierung; dezentrale Strukturen durch agile Arbeitsformen.
Sichern Sie daher eine strategische Ausrichtung für Ihre Corporate Services, um den maximalen Wertbeitrag für das Unternehmen zu schöpfen.
Strategie für Value Added Corporate Services
Zusammengefasst geht es um fünf ineinander greifende Themenfelder.
- Corporate Services neu betrachten: Als Erfolgsgrundlage und als Business Empowerment. Das eröffnet Maßnahmen jenseits der Kosteneinsparung.
- Mit Hilfe der Corporate Services Transparenz für die Steuerung schaffen. Das umfasst u.a. Personaldaten, IT-Ausstattung, Kennzahlen, Markt- und Business-Daten.
- Corporate Services organisatorisch gut aufstellen, gerade nach Restrukturierungen. Die Analyse der Aufgaben und Kernprozesse ist dafür hilfreich.
- Eine Strategie für die Corporate Service Funktionen entwickeln, abgeleitet aus der Unternehmensstrategie.
- Die Zusammenarbeit intensivieren und Machtgefüge adjustieren. Dazu gehören Gremien und Informelles, Augenhöhe und gegenseitige Wertschätzung.
Als Unternehmen setzen Sie auf diese Weise Ihre vorhandenen Ressourcen optimaler ein. Sie erhöhen die Produktivität. Sie stärken die Zusammenarbeit über die gängigen Silos hinaus. Sie erschließen neue Chancen, Geschäftsfelder und Quellen für profitables Wachstum. Also, worauf warten Sie noch?
*Name geändert und Angaben anonymisiert
